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E/DMS – Software di gestione flussi documentali

E/DMS, la soluzione documentale di Esa Software, abbraccia l’intero universo azienda e consente una gestione totale dei flussi informativi; basato sulla definizione dei flussi che descrivono l’iter di approvazione e/o comunicazione di ogni tipo documento e sulla profilazione dei singoli utenti o ruoli aziendali, permette di diffondere e notificare tutte le informazioni aziendali ai diretti interessati, in tempo reale e ovunque ci si trovi.

È la base per la definizione delle procedure di qualità, nell’ottica o meno del raggiungimento della certificazione. Tramite l’analisi e definizione puntuale dei flussi operativi dell’azienda è in grado infatti di supportare l’organizzazione dell’azienda, verificando il rispetto dei flussi definiti e dei relativi controlli previsti.

E/DMS è flessibile e parametrizzabile, permette di affrontare tutte le esigenze che esulano la tradizionale area gestionale; non solo fatture attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa, cataloghi ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito dal Document Management.

La totale integrazione con tutti gli applicativi Esa Software e la predisposizione per la semplice integrazione con gli ERP e le soluzioni gestionali sia a livello di generazione che di acquisizione documenti, consente la loro archiviazione, catalogazione automatica e conservazione sostituiva secondo le norme vigenti.

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WORKFLOW

Il workflow è il nucleo centrale che permette di gestire il flusso di emissione di un documento, l’abilitazione degli utenti all’utilizzo di determinate funzionalità nonché la possibilità di attivare azioni automatiche per gestire le più diverse necessità. Il workflow e l’alta configurabilità del Tipo Documento danno la possibilità di parametrizzare l’applicativo nelle direzioni più specifiche consentendo di rispondere alle richieste e alle necessità più complesse. La flessibilità e la potenzialità del workflow permettono infatti di definire cosa fare e come diffondere e condividere i documenti e le informazioni e di interagire con gli altri applicativi aziendali, anche legacy, richiamando e mettendo a disposizione appositi “servizi”.

GESTIONE PRATICHE

Con la gestione Pratichesi possono collegare documenti diversi, in modalità manuale o in automatico alla creazione; è possibile configurarlo per far si che la chiusura della pratica determini direttamente la chiusura dei documenti o viceversa. Il tutto finalizzato alla facilità nella ricerca e reperibilità dei documenti, senza appesantire l’operazione dell’inserimento. Richiamando un qualsiasi documento si ha evidenza di tutte le sue correlazioni con altri documenti sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di navigare, aprire i documenti e operare secondo le autorizzazioni assegnate.

INTEGRAZIONE CON GLI STRUMENTI DI SCANNERIZZAZIONE

L’integrazione automatica con gli strumenti di scannerizzazione per la scansione dei documenti e la gestione dei servizi server garantiscono l’acquisizione dei documenti da fonti esterne; la gestione del Barcode è utilissima per l’indicizzazione in fase di protocollazione o per la gestione automatica dei documenti del ciclo passivo. La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo e semplificando l’operato del personale addetto. In tema di firma digitale a seconda della mole dei documenti da firmare si può attivare la firma lato client, un documento alla volta, o quella massiva lato server con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede con diverse prestazioni (numero di documenti al minuto).

PORTALE AZIENDA

L’organizzazione dei documenti (prodotti dall’azienda verso l’esterno o dallo studio per i suoi clienti) diventa visionabile agli utenti abilitati con profilazione d’accesso direttamente sul portale aziendale che evolve in un archivio aggiornato automaticamente dalla contabilità e da altri processi. La grande navigabilità di queste informazioni, permette ad un venditore una immediata verifica per esempio di un documento di trasporto, di una statistica, di un insoluto. Di conseguenza è quindi possibile sviluppare un processo di e-Procurement per i clienti stessi riservandogli una attenzione particolare, un’area del sito internet in cui verificare tutti i rapporti storicizzati sulla base dei documenti. Questo diventa un fondamentale strumento di fidelizzazione.